Office Manager (m/w/d)

Du möchtest die Zukunft eines erfolgreichen HR-Tech-Unternehmens mitgestalten? 

Dann bist Du bei uns richtig. Wir sind Pionier der digitalen Reisekostenabrechnung in der Cloud und zählen heute zu den führenden Anbietern von HR-Software in Deutschland. Seit 25 Jahren digitalisieren wir die Personalprozesse in mittelständischen Unternehmen und verhelfen diesen so zu schlankeren HR-Strukturen. Das erreichen wir nur auf Basis unserer gelebten Werte: Miteinander, Tatendrang, Verantwortung, Authentizität, Wirksamkeit und Wertigkeit.

Als modernes Unternehmen verbinden wir die Bodenständigkeit und Stabilität des klassischen Mittelstandes mit der Flexibilität und Kultur eines Start-ups. Wir zählen aktuell 200 Mitarbeitenden und haben Büros an drei Standorten (Freiburg, Frankfurt und Berlin). 

Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Office Management-Team in Freiburg.

• Du übernimmst administrative sowie organisatorische Aufgaben am Standort Freiburg und unterstützt bei internen Prozessen, Rechnungen, Zugängen und allgemeinen Verwaltungsthemen

• Du kümmerst Dich um Post, Pakete, Küchenorganisation sowie die allgemeine Versorgung im Büro und trägst damit aktiv zum Wohlbefinden des Teams bei

• Du verantwortest die vollständige Bürobedarfsverwaltung - von Arbeitsmitteln über Getränke, Snacks, Kaffee und Hygieneartikel bis hin zu sonstigem Büromaterial - bestellst eigenverantwortlich nach und behältst dabei stets Budget, Bestände und Bedarfe im Blick.

• Du begleitest den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, bereitest Equipment wie Laptop, Headset und Zubehör vor und unterstützt bei einem guten Start

• Du kümmerst Dich um die fachgerechte und technische Fertigkonfiguration der Arbeitsplätze und stellst sicher, dass neue Arbeitsplätze einsatzbereit sind

• Du übernimmst die Vorbereitung verschiedener Events wie Quartals- oder Halbjahresmeetings und unterstützt bei deren organisatorischer Umsetzung

• Du bist die zentrale Ansprechperson für Aushilfen, Dienstleister, Hausmeisterservice und externe Partner rund um Büro, Gebäude und Ausstattung

• Du koordinierst außerdem Sicherheits-, Wartungs- und weitere Standortthemen und unterstützt bei Sonderprojekten

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Duales Studium abgeschlossen

• Du konntest bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position sammeln

• Du hast einen sehr guten Blick für Ordnung und Sauberkeit

• Der sichere Umgang mit IT und MS Office ist für Dich selbstverständlich

• Du bist eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent

• Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit, Englisch von Vorteil

• Eine strukturierte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine ausgeprägte Teamfähigkeit runden dein Profil ab

• Ein etabliertes Unternehmen mit flachen Hierarchien und Start-up-Mentalität

• Eine Unternehmenskultur, in der Mitgestaltung erwünscht ist und die Zusammenarbeit Spaß macht 

• Anspruchsvolle Aufgaben und spannende Projekte samt Entwicklungsperspektiven mit einem ausgearbeiteten Karrieremodell

• Verantwortung und einen gesunden Umgang mit Fehlern 

• Ein engagiertes Team mit großem Know-how und einer guten Portion Humor

• 30 Tage Urlaub, bis zu 2 Tage remote pro Woche, 3 Wochen Workation pro Jahr

• Weitere Benefits wie z.B. HanseFit, OpenUp, JobRad, ÖPNV-Zuschuss, Gutscheine, Social Days und vieles mehr

• Kaffee aus der Siebträgermaschine, Getränkeflat sowie Snacks aus unserer Candybar

• Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Freiburg

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung samt frühestmöglichem Eintrittsdatum und Gehaltswunsch. Auf ein Anschreiben verzichten wir.